Mengapa penataan proyek diperlukan?
Pada tahap inisiasi proyek kita melakukan analisis biaya dan keuntungan, sebelum kita melanjutkan ke tahap yang lebih rinci seperti mengestimasi berapa lama suatu proyek akan berlangsung dan berapa banyak biaya yang diperlukan, kita perlu memiliki gambaran tentang pekerjaan yang akan dilakukan didalam proyek dan siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut.
Hal ini dapat dilakukan dengan beberapa cara, salah satunya adalah dengan membuat struktur organisasi proyek.
- Pengertian Organisasi Menurut Ahli
Menurut James D Mooney
“Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama”.
Menurut Chester I. Barnard
“Organisasi sebagai suatu sistem dari pada aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih”.
- Fungsi Organisasi
- Merupakan sarana dimana para peserta atau anggota bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama yang tidak mungkin diperoleh bila kita bekerja sendiri-sendiri
- Memberikan pengetahuan secara continue baik mengenai
- Merupakan sarana karir bagi kita
Organisasi Proyek
Suatu sarana dalam pencapaian tujuan dengan mengatur dan mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material, peralatan dan modal secara efektif dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen sesuai kebutuhan proyek.
Tujuan Organisasi yang Dapat Dicapai
- Identifikasi dan Pembagian Kegiatan
- Pengelompokkan Penanggung Jawab Kegiatan
- Penentuan Wewenang dan Tanggung Jawab
- Menyusun Mekanisme Pengendalian
Struktur Organisasi Proyek
Adalah suatu diagram yang menunjukkan fungsi-fungsi departemen atau posisi dalam suatu organisasi dan bagaimana mereka saling berhubungan
Dalam struktur organisasi tergambar adanya:
- Pembagian pekerjaan
- Pimpinan dan bawahan
- Tipe-tipe pekerjaan yang harus dilaksanakan
- Tingkatan-tingkatan dalam manajer
Dalam pelaksanaan sebuah proyek dibutuhkan sebuah wadah atau sarana sehingga dalam pengelolaan proyek kegiatan yang dilakukan memiliki program, visi, misi, dan tujuan yang jelas sehingga pelaksanaan kegiatan proyek memiliki batasan dan standar yang telah disepakati dan dilaksanakan dengan maksimal oleh personel penanggung jawab masing-masing kegiatan.
Organisasi Proyek Fungsional
Struktur organisasi jenis ini dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertikal. Tanggung jawab organisasi proyek biasanya dirangkap dengan tugas sehari-hari pada organisasi fungsional perusahaan, karena itulah untuk proyek yang besar dapat mengganggu kegiatan keseluruhan, bila organisasi fungsional di gunakan.
Kelebihan :
- Para spesialis tidak tergantung pada proyek tertentu, terdapat kemungkinan untuk menambah pengalaman dan keahlian
- Masing-masing kelompok mempunyai jaminan pekerjaan tetap dan adanya jalur kenaikan pangkat yang cukup jelas
- Setiap bidang keahlian menimbulkan fleksibilitas dalam pemanfaatan sumberdaya
Kekurangan :
- Tidak adanya penanggung jawaban yang khusus mengenai penyelenggaraan proyek secara terpadu
- Koordinasi horizontal antar bidang akan memerlukan waktu lama lebih-lebih kepada pihak diluar perusahaan
- Kurangnya penekanan pentingnya proyek karena manajer fungsional mengerjakan yang terbaik untuk bidangnya
- Lambat dalam menanggapi masalah diluar rencana karena informasi perlu disaring melewati beberapa lapisan jenjang fungsional
Organisasi Proyek Murni
Struktur organisasi proyek jenis ini merupakan bagian tersendiri dari organisasi fungsional perusahaan, dimana manajer mempunyai otoritas penuh terhadap proyek. Dengan status ini, tim proyek memiliki komitmen dan wewenang mandiri, namun tetap dalam koordinasi perusahaan.
Kendali didalam proyek membutuhkan organisasi sendiri dalam rangka mengelola tujuan, sasaran, dengan data, informasi serta sumber daya yang ada dan terbatas. Hal ini ditunjukkan dengan struktur organisasi personel proyek di slide berikutnya.
Ciri-ciri organisasi proyek murni :
- Pimpinan proyek mempunyai wewenang penuh dalam pengelolaan proyek
- Hanya memerlukan sedikit dukungan dari unit fungsional
- Tenaga pelaksana dipindahkan kedalam organisasi proyek
Kelebihan :
- Adanya komando tunggal yang memiliki wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan sasaran yang spesifik
- Adanya status mandiri akan menimbulkan identitas tim
- Memungkinkan ditanggapi perubahan dan diambilnya keputusan yang cepat
- Dengan dipindahkan para spesialis dari organisasi fungsional kedalam organisasi proyek maka jalur komunikasi dan arah kerja lebih pendek
Kekurangan :
- Biaya keseluruhan yang dikeluarkan cenderung mahal
- Kurangnya efisiensi karena membagi dan memecah penggunaan sumber daya terutama bila proyek banyak dan tenaga spesialis terbatas serta pada waktu yang bersamaan
Struktur Organisasi Proyek Matriks
Struktur organisasi proyek ini biasanya gabungan dari organisasi proyek murni dan fungsional, memanfaatkan ahli dari berbagai disiplin ilmu yang terlibat dalam organisasi fungsional sebagai bagian dari proyek, tetapi tidak mengganggu proses pelaksanaan proyek serta organisasi fungsional perusahaan.
Kelebihan :
- Dapat diarahkan pada tujuan bersama yaitu terselesaikannya proyek
- Jika proyek bersifat rahasia maka sebaran informasi dalam kelompok kerja dapat dikendalikan keamanannya
Kekurangan :
- Bila proyek itu besar hilangnya fleksibilitas jika pelaksana proyek ada yang sakit
- Bila tidak terletak dalam satu atap maka manajer proyek akan memerlukan banyak waktu untuk menyelesaikan masalah kepegawaian dan teknik
MANAJER PROYEK
Menurut Ritz (1994)
Seorang manajer proyek berasal dari suatu institusi atau seorang pengusaha yang sinonim dengan pengurus, eksekutif, supervisor dan boss
Menurut Project Management Body of Knowledge Guide (PMI 2001)
Mengatakan bahwa manajer proyek seseorang yang bertanggung jawab dalam mengurus sebuah proyek
Manajer proyek sebagai kepala tim proyek
- Mengelola berbagai macam kegiatan
- Mengelola pelaksanaan dan pengendalian untuk sasaran yang telah ditentukan, seperti jadwal, biaya dan mutu
- Mengelola tenaga kerja dan tenaga ahli dalam jumlah besar terutama dalam aspek perencanaan
- Pada tahap pembangunan ia harus mampu mengintegrasikan dan mengsinkronisasikan kegiatan menjadi suatu kegiatan yang terpadu dalam rangka mencapai sasaran
Kriteria Manajer Proyek
Mempunyai orientasi yang kuat pada pencapaian tujuan, seperti :
- Kaya akan inisiatif
- Fleksibilitas atau Luwes dalam pendekatan tanpa mengorbankan sasaran pokoknya
- Bertanggung jawab
- Kritis dapat merespon sebuah pemikiran atau teorema yang diterima dengan mengevaluasi secara sistematis
- Menyukai tantangan dan memiliki sikap yang selalu bersedia dan siap menghadapi tantangan juga harus dapat meyakinkan kepada bawahan bahwa persoalan-persoalan tersebut adalah wajar dan merupakan tantangan yang harus dihadapi
- Mengantisipasi persoalan dengan tidak jemu-jemunya mengkaji dan menganalisis masalah tersebut dan mempersiapkan alternatif-alternatif pemecahannya
- Menguasai aspek hubungan antara manusia karena adanya hubungan vertical dan horizontal
- Generalisasi dan spesifikasi, yaitu menguasai keseluruhan kegiatan agar tercipta sinkronisasi kegiatan di bidang-bidang fungsional menjadi suatu kegiatan yang terpadu
Kekuasaan berasal dari keahlian (expert power) dan referent power :
- Expert power : kemampuan untuk mengajak anggotanya untuk melakukan sesuatu demi terselenggaranya proyek, karena ia dianggap memiliki pengetahuan
- Referent power : kemampuan untuk membuat peserta proyek tanggap terhadap keinginan-keinginannya
Create by : Fauziyyah Nurfitriani – 0218123020 Manajemen S1 Reg-B1 Manajemen Keuangan
Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M.
Daftar Pustaka : Buku I bahan ajar manajemen proyek. Disusun oleh : Drs. Ashari. ST., SST., M.Eng Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI Karaini, Armaini Akhirson. Pengantar Manajemen Proyek Seri Diktat Kuliah. Depok : Universitas Gunadarma Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI
